La gestione documentale, come funziona

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In una società in cui tutto diventa informatizzato, è molto importante essere al passo con i tempi e propendere verso una scelta importante, che è quella di difendere i propri documenti cartacei dall’usura del tempo.

Come si può porre rimedio? Semplice, usufruendo di un servizio di gestione documentale.

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Si tratta di un servizio molto utile soprattutto alle aziende, che possono usufruire dei vantaggi e dei benefici dell’archiviazione dei documenti, sia per la loro protezione, sia per facilitare il lavoro stesso dell’azienda riducendo i costi operativi.

La scelta relativa alla gestione dei documenti comporta numerosi vantaggi per un’azienda, tra cui:

  • La riduzione delle attività di gestione e la gestione dei documenti in maniera dinamica ma allo stesso tempo controllata;
  • La riduzione delle spese documentali;
  • L’eliminazione e l’azzeramento degli sprechi grazie all’eliminazione del cartaceo, e quindi anche il rispetto ambientale;
  • L’aumento della produttività delle risorse;
  • La sicurezza del sistema.

Un’azienda che si avvicina per la prima volta al settore della gestione documentale può sentirsi disorientata, perché pur conoscendo i vantaggi di questo tipo di operazione di salvaguardia dei documenti, è comunque bene sottolineare che ciò comporta anche delle tempistiche relative alle fasi che vanno affrontate.

In particolare, le fasi della gestione documentale per un’azienda sono:

  1. L’analisi dei dati di costo, con il calcolo del margine di risparmio che si otterrebbe con la gestione documentale e l’archiviazione dei dati (in genere circa il 30%);
  2. La progettazione della nuova infrastruttura aziendale, per la corretta gestione dei documenti e degli archivi. In questa fase si elabora il progetto e si scelgono software e hardware adatti alle necessità dell’azienda;
  3. L’implementazione vera e propria dei prodotti, ovvero il trasferimento dell’idea su base concreta: si implementano i software, si attivano i vari servizi, si effettua la migrazione dei dati;
  4. La gestione vera e propria del prodotto, con il monitoraggio in tempo reale;
  5. L’eventuale miglioramento della produttività.
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