La tecnologia impone trasformazioni radicali i tutti i settori professionali e anche la gestione documentale deve adeguarsi, ma occorre capire bene cosa significa e come funziona.
La sfida consiste nel gestire un flusso impressionante di dati telematici che aziende e professionisti accumulano velocemente e di archiviarli in modo sicuro ed efficace, in modo da ricuperarli ogni volta che è necessario, senza cadere vittima di sistemi improvvisati e inefficienti.
La gestione documentale alla base di una corretta attività professionale e aziendale
Non c’è dubbio che l’evoluzione tecnologica impone a professionisti e aziende di modernizzare anche la gestione dei dati che, in precedenza, si conservavano nei computer degli utenti, mentre oggi si punta allo sharing, quindi si usano software di gestione documentale per condividere i file in tempo reale.
La rete è la via maestra per lo sharing e la gestione documentale si adegua di conseguenza, tenendo presente che i dati sono spesso sensibili e occorre trattarli in conformità alle normative europee vigenti, con l’aiuto di operatori affidabili e certificati.
I punti di forza della gestione documentale
La moderna gestione documentale permette di archiviare un enorme mole di dati in modo che le informazioni siano rintracciabili in pochi secondi facendo guadagnare tempo prezioso a professionisti e aziende, dimostrando affidabilità e capacità organizzativa di fronte a clienti e partner commerciali.
L’accessibilità è garantita sia da web che da computer client, così da garantire un sistema totalmente sicuro e rispettoso delle normative sulla privacy, innalzando una barriera efficace da virus o furti d’informazioni.
La gestione elettronica documentale alla base di un business di successo
La gestione documentale offre un ampio ventaglio di impieghi che si basano sull’efficienza in ambito pubblico e privato e favoriscono la competitività delle aziende in un mercato sempre concorrenziale e innovativo, sia nel settore manifatturiero, sia in quello dei servizi.
Una corretta gestione delle informazioni e dei documenti è quindi strategica per lo sviluppo e il successo del business, semplificando il sistema organizzativo grazie a software intuitivi che sono alla portata anche dell’utente meno esperto.
Le ampie possibilità offerte dalla gestione documentale in ambito professionale
La gestione documentale offre un ampio spettro di opzioni di utilizzo che non si limitano ad archiviare ogni tipo di documento aziendale, ma ne favorisce la creazione collaborativa attraverso la condivisione e permette di realizzare più versioni del file archiviandole tutte e potendole richiamare secondo le necessità.
E’ possibile protocollare ogni documento con un semplice sistema di etichettatura basato su codici a barre, sia cartacei, sia su file, e il sistema può digitalizzare, indicizzare e ovviamente archiviare qualunque documento protocollato in precedenza, attraverso la lettura e l’interpretazione di codici a barre o con lettura ottica dei caratteri.
Di conseguenza, la gestione elettronica documentale automatizza la lavorazione dei documenti, velocizzandola, li configura in modo intelligente e ne gestisce la spedizione all’esterno con sistemi di posta elettronica, via web, fax o in formato cartaceo.
Firma digitale, conservazione, workflow e backup
I documenti possono essere firmati digitalmente, dandone validità giuridica. Questa metodologia è già stata infatti introdotta da tempo da banche e assicurazioni.
Inoltre, è possibile conservare i documenti a forma di legge, in modo poi da condividerli e organizzarli in modo strutturato.
La gestione documentale tiene traccia di tutte le operazioni e processi aziendali (workflow and business process management), oltre a svolgere un servizio essenziale di backup remoto dell’intero archivio documenti. Si garantisce così il ripristino di sistemi e dati, in caso di gravi emergenze che interrompano la normale attività (disaster recovery).
I ritardi italiani nel passaggio dal cartaceo al digitale
Il codice dell’Amministrazione Digitale riconosce a tutti gli effetti l’utilizzo del documento elettronico in tutte le sue forme, compresa la fatturazione elettronica e la PEC, per favorire la drastica riduzione dei documenti in formato cartaceo.
Nonostante quest’evoluzione sia già in corso, gli enti pubblici e le imprese private italiane segnano ancora il passo su questo terreno e incappano ancora in una serie di costi e inefficienze gestionali che impattano negativamente per un valore oscillante tra 42 e 70 miliardi di euro.
In altre parole, dal 3 al 5% del prodotto interno lordo viene sprecato perché diverse aziende non mettono mano con la necessaria rapidità alla rivoluzione digitale che può favorire risparmi consistenti, solo a patto che si eliminino i costi per produrre, distribuire, ricercare o archiviare i documenti cartacei.
I dati di Infocamere
Il rapporto dell’osservatorio nazionale sul documento digitale, redatto da Infocamere, mette sotto la lente d’ingrandimento tutti i problemi che emergono in assenza della gestione elettronica documentale.
Il sistema tradizionale di archiviazione provoca infatti la perdita del 6% dei documenti, almeno il 3% è archiviato male e si consuma un’enormità di carta, dato che un documento viene fotocopiato, in media, da 8 a 12 volte.
Ai danni sopracitati, si aggiunge un effetto a cascata che impatta negativamente sul lavoro quotidiano di professionisti e impiegati, costretti a perdere dal 5 al 15% del tempo nel leggere i documenti e fino al 40% per ricercarli e ricuperarli.
In pratica, la procedura cartacea appesantisce tutto il processo della gestione documentale e il 42% dei manager riceve e usa informazioni errate almeno una volta alla settimana, con conseguenze negative nell’organizzazione interna del lavoro, ma anche nel rapporto professionale con clienti e fornitori.
I documenti destrutturati
Secondo le statistiche di Infocamere, il 70% dei documenti aziendali è destrutturato, cioè generato senza regole precise fin dall’inizio, oppure ha cambiato natura in corso d’opera come, ad esempio, le fatture d’acquisto.
Si tratta solitamente di carta, file word, excel, pdf o immagini, ma spesso sono proprio cartacei, a cui non è possibile applicare regole fisse di gestione. Inoltre, il 90% dei documenti destrutturati aziendali non sono neppure classificati, ed è quindi sempre più necessario puntare alla gestione elettronica documentale.
La Gestione Elettronica Documentale permette, in effetti, di strutturare in modo avanzato un’immensa mole di informazioni e documenti, attraverso un software che detta regole precise in grado di creare una struttura documentale complessa, tuttavia facilmente gestibile. Questo permette la riduzione dei i costi e del consumo di carta, ottimizzando l’accessibilità, la gestione e la condivisione di ogni documento, per migliorare prestazioni e risultati di enti pubblici e imprese private.
