Tool gestionali: i migliori 3 strumenti sul mercato

Una mini guida per scegliere il miglior tool gestionale

tool gestionali
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Se si possiede o si lavora in un’azienda, grande o piccola che sia, saper organizzare il proprio team, o comunque il proprio lavoro, è essenziale. Per questo, esistono diversi tool gestionali dedicati a questo scopo. Questo tipo di strumenti sono quindi indispensabili per gestire le attività e programmare budget dei vari progetti, per avere una panoramica chiara e svolgere al meglio il proprio lavoro.

I tool gestionali sono basati principalmente sul diagramma di Gantt, uno strumento di supporto alle attività di project management. Il diagramma è costituito da un asse orizzontale, che rappresenta l’arco di tempo della durata del progetto e suddiviso in fasi incrementali (giorni, settimane, mesi), e da un asse verticale, che rappresenta le mansioni o attività che costituiscono il progetto. Venne realizzato per la prima volta nel 1917 e il suo nome deriva dall’ideatore, l’ingegnere statunitense Henry Lawrence Gantt (1861-1919).

Ecco dunque, i 3 migliori tool gestionali da utilizzare per gestire i propri progetti

Basecamp

Partiamo dal più conosciuto tra i tool gestionali presenti sul mercato. Basecamp, rilasciato nel 2004 dalla 37signals di Chicago, serve ad organizzare sia la comunicazione interna aziendale e le mansioni del team nel progetto, sia la collaborazione con i partner commerciali. In questo modo avremo tutto su un’unica piattaforma, senza ricorrere ad altri software, lavorando quindi su più canali diversificati.

Per accedere a Basecamp, basta avviarlo da browser o tramite applicazione desktop, disponibile per Windows che per macOS. Inoltre grazie ad app per iOS e Android, anche gli utenti dei dispositivi mobili possono utilizzare funzioni avanzate per il project management. Non è uno strumento di facile intuizione, pertanto non è consigliato a chi è alle prime armi ed ha una conoscenza limitata della lingua inglese. Inoltre non è pensato per progetti a lungo termine.

Il tool è costituito da una sezione principale, creato per i dirigenti, con info generali e comunicazioni dell’azienda, oltre che file allegati per i dipendenti. La sezione “Team”, offre la possibilità di creare singole sezioni in cui comunicare e pianificare. Nella sezione “Projects”, sono presenti moduli relativi ai progetti creati e ai membri che vi partecipano. Sezioni fisse e indipendenti, sono poi la chat personalizzata, la lista “To Do” con check automatici e il calendario, sincronizzabile con Google, Outlook e iCal.

Si può provare gratuitamente per un mese, dopo di che si pagheranno 99 dollari al mese (999 dollari per l’abbonamento annuale), a prescindere dal numero di dipendenti o collaboratori. Basecamp è gratuito per insegnanti e studenti, mentre le organizzazioni no-profit usufruiscono di uno sconto.

Microsoft Project

È tra i tool gestionali più utilizzati, ovviamente, realizzato da Microsoft. Uno strumento a pagamento completo, per gestire progetti, risorse e portfolio clienti. Si tratta di un tool intuitivo, semplice da utilizzare, quindi adatto a tutti, ma è perfetto in particolare per le aziende di medie e grandi dimensioni. Il principio di Microsoft Project è l’assegnazione di priorità in base agli obiettivi previsti e una collaborazione in team più efficace, attraverso gli strumenti integrati,utilizzabili in maniera intuitiva.

I template e i report forniti dal software, danno una panoramica completa sul progetto, oltre che al budget stimato e la timeline personalizzata e condivisibile. Vengono mostrati gli obiettivi specifici e le fasi successive del progetto ed è molto utile per stimarne i costi. Le integrazioni con Skype for Business e Yammer aiutano invece l’azienda a comunicare con il proprio team in tutta sicurezza. La comodità di questo strumento è evidente soprattutto dall’accessibilità espansa ai dispositivi mobili, che permette di lavorare ovunque (eccellente quindi anche per le attività in smart working).

Parlando dei difetti, l’unico problema con questo tool, è la mancanza di un’integrazione con app esterne alla Microsoft. Pertanto, non può essere utilizzato in locale se non si possiede un PC con sistema operativo Windows. Le funzioni fondamentali sono incluse solo nelle versioni Professional e Premium, ha un prezzo un più elevato rispetto agli altri tool gestionali e non ha un supporto tecnico integrato.

Trello

Nonostante sia stato rilasciato nel lontano 2011, Trello non è ancora molto conosciuto. Ed è un vero peccato poichè si tratta di un tool per il project mamagement davvero intuitivo e comodo da usare. Trello è disponibile (anche in italiano) sia in versione web, sia come app per iOS e Android. La funzione principale è la coordinazione delle attività tramite delle board.

Ideale per i freelance, per chi non parla l’inglese e anche per le piccole aziende, Trello offre la possibilità di creare un numero indefinito di board con tre opzioni: una privata, a cui possono accedere solo gli utenti aggiunti manualmente; una modalità team, in cui le bacheche sono visibili a tutti i membri del progetto; una modalità pubblica, dove tutti gli utenti che dispongono di un link possono visualizzarne i contenuti.

Il tool utilizza delle schede per classificare le liste di cose da fare, in modo da avere chiaro lo stato di sviluppo delle singole attività e del progetto in generale. Le macro liste sono suddivise in “Da fare”, “In elaborazione” e “Pronto”. Possono essere creare anche categorie e liste aggiuntive, etichettandole per colori ed implementandole con checklist e scadenze. Si possono allegare link o file da PC o da Cloud (Drive, Dropbox o OneDrive), aggiungere note per gli altri membri del team e assegnare i vari compiti.

Infine, esistono con il nuovo aggiornamento, delle funzioni aggiuntive dette “Power Ups”. Nella funzionalità gratuita, queste estensioni sono limitate, mentre, in base al pacchetto a pagamento che si decide di acquistare (Business Class o Enterprise, da 10$ e da 20$ ad utente al mese), si può accedere ad integrazioni premium ed ad altri software.