Spedizioni dall’ufficio postale: consigli di efficienza e risparmio

Gli uffici spediscono e inviano documenti cartacei e online ogni giorno. Servono strategie di efficienza e risparmio per districarsi in un mare di offerte commerciali.

Spedizioni e invii quotidiani tra uffici

Grandi aziende, piccole imprese e ditte individuali sono spesso alle prese con le spedizioni di lettere e pacchi in un mare di offerte commerciali.

Le spedizioni e invii di poste italiane: la raccomandata

Poste italiane sono il veicolo di spedizione più conosciuto. Negli ultimi anni si sono specializzate in nuovi servizi, a costo variabile.

Tra i molteplici servizi offerti da Poste Italiane quello maggiormente utilizzato è senza ombra di dubbio l’invio delle raccomandate.

La raccomandata infatti è sinonimo di certezza. Basta dare uno sguardo a quelle che sono le sue caratteristiche principali:

  • Attestazione dell’avvenuta spedizione
  • Il destinatario firma alla consegna
  • Spedisci lettere e documenti fino a 2 kg
  • Invii in Italia e nel mondo
  • Spedizione online, da ufficio postale o da casa
  • Monitoraggio della spedizione

I passaggi essenziali per creare ed inviare una raccomandata

  1. scrivere il documento che si vuole inviare;
  2. comprare buste commerciali con finestra o senza
  3. inserire il documento all’interno della busta
  4. compilare la velina e l’avviso di ricevimento
  5. recarsi presso lo sportello dell’ufficio postale dove ci verrà richiesto l’importo da pagare.
  6. al termine dell’operazione ci verrà rilasciata una copia della velina che attesta l’avvenuta spedizione, mentre per l’attestazione della consegna occorre attendere l’avviso di ricevimento.

Tipi di raccomandata

– Raccomandata

– Raccomandata 1 con prova di consegna

– Raccomandata 1 in contrassegno

– Raccomandata Internazionale

– Raccomandata da te

Utile e molto apprezzato dagli utenti e il servizio di poste italiane che ci consente di tracciare le nostre spedizioni 

Le spedizioni e invii dagli uffici postali (professionisti e imprese)

Professionisti e imprese possono usare i seguenti servizi di spedizione:

  • Invii fino a 20 chili dopo aver confezionato gli oggetti, seguendo istruzioni via web
  • Consegna spedizione entro 4 giorni sabato e festivi esclusi
  • Le tariffe oscillano tra 9 euro fino a 5 chili a 15,00 euro per un pacco di 20 chili

Le spedizioni e invii dall’ufficio (autonomi e partite iva)

Il servizio di ritiro è previsto anche per autonomi e partite iva:

  • La confezione di spedizione è inclusa nel prezzo facendo risparmiare tempo
  • Ritiro a domicilio incluso nel prezzo come il secondo tentativo di consegna
  • Spese a partire da 6,48 euro
  • Le confezioni preaffrancate permettono d’inviare documenti e oggetti in tutta Italia fino a 30 kg
  • La giacenza per 10 giorni lavorativi e il reso al mittente sono gratuiti
  • Il rimborso avviene se la consegna non si svolge nei tempi previsti
  • Si può seguire via web il percorso della spedizione.

La lotta contro il tempo nelle spedizioni si combatte via computer

L’invio di lettere e raccomandate tra uffici si risolve in rete. Poste italiane offre il servizio posta e raccomandata online (invii da 20 grammi al costo di 1,10 euro e tra 5 e 5,40 per raccomandata speciale). In pratica, si redige il testo al computer:

  • Scrivendo direttamente online mentre si è collegati al sito di Poste
  • Allegando uno o più file già salvati sul computer (max: 18 fogli in formato A4)
  • Le aziende registrate online possono scrivere un testo e allegare contemporaneamente uno o più documenti già preparati
  • Il file può essere in formato doc, docx, txt, tiff, xls, xlsx, rtf, pdf, jpg e avere una dimensione massima di 3 MB
  • Per professionisti e pmi è anche prevista la creazione di una rubrica online e liste di destinatari
  • Addebito diretto su conto bancoposta o carte di credito.

La risposta dei servizi di spedizione privati

Qui Poste è una delle risposte private a poste italiane. Nata nel 2011, ha fatturato 33 miliardi nel 2017. L’azienda promette sicurezza e tracciabilità sulla spedizione dal sito, servizi on line avanzati e risparmio con le convenzioni sottoscritte con operatori nazionali selezionati per spedire a 360 gradi: dalla lettera fino ai bancali. L’azienda punta sulla crescita di sportelli e logistica integrata per aumentare la concorrenza con gli altri vettori.

Efficienza e risparmio per spedizioni e invii

Gli invii dagli uffici si sono ormai arricchiti dall’attività di vendita e spedizione di prodotti via internet attraverso l’e-commerce che coinvolge un’ampia serie di corrieri privati, operativi in Italia e nelle spedizioni internazionali. Ecco le strategie per aumentare efficienza e risparmio:

  • Non esiste un buon corriere ma quello più adatto al nostro business
  • Verificare che l’azienda sia attrezzata in modo specifico per le nostre spedizioni
  • Confrontare più preventivi, servizi, tariffe e specialità delle aziende, valutando se un elevato numero di invii può abbattere i costi, spuntando sconti concorrenziali
  • Il contratto con le aziende di spedizione non è esclusivo quindi è meglio rivolgersi a diversi corrieri mettendoli in competizione nell’interesse delle spedizioni
  • Valutare attentamente le differenze nei costi d’invio, se calcolati a peso o a volume
  • Verificare le spese aggiuntive legate a supplemento carburante, giacenza, consegna al piano e assicurazione
  • Installare software dedicati ai costi di spedizione per controllare meglio la spesa
  • Usare per le spedizioni delicate imballaggi di cartone resistente, in base al rapporto qualità-prezzo, con sostegni angolari all’interno, avvolgendoli con film estensibile
  • Diffidare di eccessivi ribassi: potrebbero essere aziende meno affidabili e potenzialmente capaci d’infliggere danni e gravi ritardi alle spedizioni degli uffici.

Edoardo Musicò
Sono collaboratore giornalistico, copywriter e traduttore (tedesco e inglese). Dopo aver conseguito la laurea in lingue e letterature straniere moderne ho lavorato sia come traduttore, sia come collaboratore esterno di giornali locali liguri, siti web e piattaforme giornalistiche. Ho inoltre ampliato le mie esperienze come copywriter imparando ad aiutare le aziende a promuovere non solo i prodotti ma la vocazione della loro marca e i punti di forza per riposizionandosi sul mercato e anticipare i moderni trend di consumo. Le mie esperienze trasversali mi hanno insegnato l'importanza del continuo aggiornamento del linguaggio che non si misura solo nella carta stampata ma anche sui siti online e piattaforme web, senza dimenticare che i navigatori cercano risposte veloci e testi di immediata comprensione, specie con la crescente diffusione dei dispostivi mobili per accedere alla rete. La comunicazione ha generato in me Interesse e passione, trasformandosi nel mio lavoro quotidiano.
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